Soziale Einrichtungen, z. B. Alten- und Pflegeinrichtungen, KITAS, Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen, Beratungsstellen, etc. erheben, verarbeiten und nutzen eine Vielzahl von personenbezogenen Daten. Viele dieser Daten sind besonders sensible und müssen daher datenschutzrechtlich vertraulich behandelt werden.
Im Bereich des Sozialdatenschutzes findet ein umfangreicher Datenaustausch zwischen den sozialen Einrichtungen und staatlichen und privaten Stellen, z. B. anderen Einrichtungen, Hausärzten, Psychologen, Sozialarbeitern, Schulen, Eltern, Jugendämtern, Versorgungsämtern, Strafverfolgungsbehörden, etc. statt. Die Übermittlungsbefugnisse an interne wie externe Stellen müssen hier gewissenhaft geprüft werden, um soziale, wie wirtschaftliche Nachteile für die betroffenen Personen zu vermeiden.
Wir bieten für soziale Einrichtungen insbesondere folgende Leistungen an:
- Umsetzung des Datenschutzes in sozialen Einrichtungen
- Erstellung der erforderlichen datenschutzrechtlichen Dokumente
- Datenschutz am Empfang, Diskretionszone, Wartebereich
- Datenschutz beim Kontakt mit Angehörigen
- Datenschutz bei der administrativen Aufnahme (Datenerfassung, Dokumentation)
- Postverteilung und Postentnahme
- Anforderungen an den Datenschutz für die behandelnden Personen (Psychologen, Erzieher, Pädagogen)
- Vollmachtlisten für Kontaktpersonen von Kindern
- Datenschutz bei interdisziplinären Teamsitzungen und Supervisionen
- Schweigepflichtentbindung und Dokumentation
- Sozialgeheimnis, Datengeheimnis und Fernmeldegeheimnis
- Einwilligungsmanagement (Wortlaut der Einwilligung mit Hinweis auf Widerrufrecht)
- Veröffentlichung von Lichtbildern von Kindern und Beschäftigten, Listen und Therapieplänen, in der sozialen Einrichtung
- Datenschutz in der Einrichtung (Aktenschränke, Aktenwagen, aufgeräumter Schreibtisch, Desktop-Sperre, Zugriffsberechtigungen, Drucker, Kopierer, Schredder, Datentonne)
- Datenschutz im Büro der Einrichtungsleitung, Zimmer der Psychologen und Pädagogen und in Gruppenräumen
- Datenschutzkonforme Datenübermittlung am Telefon (Anrufe von Sorgeberechtigten, Hausarzt, Jugendamt, Bundesagentur für Arbeit, Kostenträgern, etc.)
- Gesetzliche Übermittlungsbefugnisse an Hausarzt, Jugendamt, Sorgeberechtigte, Krankenkassen, Rentenversicherung, Bundesagentur für Arbeit, Psychologen, Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte und Schule
- Verhalten bei Kindeswohlgefährdung, Kindeswohl-Beauftragter
- Datenschutz bei der Terminplanung, Zugriffsberechtigungen auf Terminkalender
- Erstellung eines Löschkonzepts unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen für Akten und handschriftliche Aufzeichnungen
- Datenschutz bei modernen Medien, Smartphones, Tablets, etc.
- Datenschutzrechtliche Anforderungen an Apps und Social Media (Signal, Threema, Facebook, WhatsApp, Instagram, TikTok, etc.)
- Datenschutz bei der Klienten-Dokumentation in Papierform (Akte) oder als elektronische Akte
- Technisch-organisatorischer Datenschutz in sozialen Einrichtungen
- Datenschutzkonforme Vernichtung von Papier und Datenträgern
- Anforderungen des Datenschutzes bei einer Videoüberwachung (Monitoring und Aufzeichnung)
- Datenschutzschulungen zum Sozialdatenschutz (Präsenzschulung, Webinar, Videoschulung)
- Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch externe Dienstleister im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung
- Datenschutz auf der Webseite der sozialen Einrichtung (Datenschutzerklärung, Impressum)
- Anforderungen an den Datenschutz im Intranet (Geburtstagslisten, Lichtbilder, Jubiläen, Azubis, etc.)
- Datenschutz bei Druckerzeugnissen (Mitarbeiterzeitung oder Info)
- Übernahme der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten für soziale Einrichtungen
- Schulung und Beratung der internen Datenschutzbeauftragten der sozialen Einrichtung
