Ehrenamt und interne Kommunikation

Kirchliches Leben lebt vom Engagement Ehrenamtlicher: vom Pfarrgemeinderat über Jugendgruppen bis hin zu Chören, Besuchsdiensten oder Caritasprojekten. In fast allen Bereichen haben Ehrenamtliche Kontakt zu personenbezogenen Daten, sei es durch Teilnehmerlisten, Fotos, E-Mail-Verteiler oder Protokolle. Gleichzeitig spielt die interne Kommunikation in Pfarrgemeinden und kirchlichen Einrichtungen eine wichtige Rolle. Informationen müssen schnell und zuverlässig fließen, ohne dabei den Datenschutz zu vernachlässigen.

Die Herausforderung: Ehrenamtliche sind keine hauptamtlichen Mitarbeiter, kennen die gesetzlichen Vorgaben oft nicht und benötigen daher klare Regeln und Unterstützung.

Rechtlicher Rahmen

• Kirchliche Datenschutzgesetze:
  • § 6 KDG / § 6 DSG-EKD: Verarbeitung personenbezogener und sensibler Daten nur mit Rechtsgrundlage; eigene kirchliche Datenschutzgesetze enthalten die zusätzliche Vorgaben.
• Vertraulichkeitspflichten / Datengeheimnis (§ 5 KDG bzw. § 26 DSG-EKD):
  • Ehrenamtliche müssen verpflichtet werden, Daten nur im Rahmen ihrer Aufgaben zu verwenden.

Typische Datenverarbeitungen im Ehrenamt

Ehrenamtliche sind in verschiedenen Bereichen tätig. Sie unterstützen im Namen der kirchlichen Einrichtung und unentgeltlich ihre Mitmenschen. Dabei ist die Betrauung von Verarbeitungstätigkeiten in Bezug auf personenbezogenen Daten unvermeidbar.

a) Teilnehmer- und Mitgliederlisten

• Anmeldung zu Gruppenstunden, Freizeiten, Chorproben oder Projekten
• Speicherung von Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail, ggf. Gesundheitsinformationen bei Freizeiten)

b) Fotos und Öffentlichkeitsarbeit

• Gruppenfotos oder Bilder von Veranstaltungen, die später in Pfarrbriefen, Aushängen oder sozialen Medien veröffentlicht werden sollen

c) E-Mail- und Messenger-Kommunikation

• Versand von Einladungen, Protokollen oder Absprachen über private E-Mail-Accounts
• Nutzung von Messenger-Diensten wie WhatsApp oder Signal zur Koordination

d) Protokolle und interne Dokumente

• Sitzungsprotokolle von Pfarrgemeinderäten oder Ausschüssen, oft mit personenbezogenen Angaben
• Dokumentation von Beschlüssen und Projekten

Typische Praxisprobleme

Welche datenschutzrechtliche Stolpersteine im Rahmen der oben genannten Verarbeitungstätigkeiten bestehen, soll im Folgenden in gebotener Kürze dargestellt werden.

a) Offene Verteilerlisten

Ein häufiger Fehler: E-Mails werden an ganze Gruppen mit sichtbaren Empfängeradressen versendet. Alle Teilnehmer sehen die Daten der anderen.
Lösung: Nutzung von BCC oder professionellen Mailinglisten-Tools

b) Fotos bei Veranstaltungen

Bei Gemeindefesten oder Ausflügen werden oft Fotos gemacht, ohne vorher die Einwilligung der Betroffenen (bzw. der Eltern bei Kindern) einzuholen.
Lösung: Einwilligungen dokumentieren, klare Regeln für Fotografierende aufstellen

c) Messenger-Diensten

WhatsApp ist weit verbreitet, aber datenschutzrechtlich problematisch, da Metadaten an Dritte, z. B. US-Anbieter, weitergegeben werden.
Lösung: Nutzung datenschutzfreundlicher, europäischer Alternativen wie Threema oder speziell für kirchliche Einrichtungen, insbesondere Schulen und Kitas, entwickelte Messenger

d) Protokolle und Dokumente

Sitzungsprotokolle landen häufig in ungeschützten Cloud-Ordnern oder werden unverschlüsselt per E-Mail weitergegeben.
Lösung: Nutzung von sicheren, kirchlich freigegebenen Plattformen und Passwortschutz für Dateien

Anforderungen an die interne Kommunikation (Überblick)

Im Rahmen der internen Kommunikation sind folgende Grundsätze und Aspekte zu beachten:

• Transparenz: Klare Regeln, welche Kommunikationswege genutzt werden dürfen
• Sicherheit: Verschlüsselung bei sensiblen Daten, sichere Messenger und E-Mail-Programme
• Datenminimierung: Weitergabe nur der Daten, die wirklich notwendig sind
• Zugriffsrechte: Nur Personen mit einer klaren Funktion sollten Zugriff auf bestimmte Informationen haben

Rolle der Ehrenamtlichen im Datenschutz

Ehrenamtliche sind keine Datenschutzexperten. Daher müssen die kirchlichen Einrichtungen, die Ehrenamtliche einsetzen, dafür sorgen, dass ein angemessenes Wissen im Hinblick auf den Datenschutz übermittelt wird. Dazu gehören auch Pflichten wie:

• Verpflichtung auf Vertraulichkeit: Jede ehrenamtlich tätige Person sollte eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen.
• Schulung und Sensibilisierung: Praktische Einweisungen helfen, Fehler im Alltag zu vermeiden.
• Unterstützung durch die Leitung: Hauptamtliche und Datenschutzbeauftragte müssen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Ehrenamtliche sind das Rückgrat kirchlicher Arbeit und sie sind oft diejenigen, die unmittelbar mit personenbezogenen Daten umgehen. Deshalb ist es entscheidend, auch im Ehrenamt und in der internen Kommunikation klare datenschutzrechtliche Regeln einzuhalten. Mit einfachen, verständlichen Maßnahmen lassen sich Risiken vermeiden und gleichzeitig die Freude am Engagement bewahren. Datenschutz wird so nicht zur Hürde, sondern zu einem Vertrauensfaktor in der kirchlichen Gemeinschaft.

Unsere Leistungen für kirchliche Einrichtungen

Wir unterstützen Sie dabei, Ehrenamt und interne Kommunikation datenschutzkonform zu gestalten:

• Beratung zu praxisgerechten Kommunikationslösungen, z. B. sichere Messenger, Mailinglisten, Cloud-Lösungen.
• Erstellung von Mustervorlagen: Verschwiegenheitserklärungen, Einwilligungsformulare für Fotos, Leitfäden für E-Mail-Kommunikation.
• Schulungen für Ehrenamtliche: Einfach und praxisnah, angepasst an die Aufgaben vor Ort.
• Datenschutz-Check: Prüfung der internen Kommunikationswege und Vorschläge für Verbesserungen.
• Funktion als betrieblicher/örtlicher externer Datenschutzbeauftragter: Ansprechpartner für Haupt- und Ehrenamtliche, regelmäßige Audits und rechtssichere Beratung.