Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen nicht nur zur Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben, sondern auch zur aktiven Zusammenarbeit mit den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden.
Diese Behörden überwachen die Einhaltung der DSGVO und sind Ansprechpartner bei Datenschutzverletzungen, Beschwerden oder Fragen zur rechtlichen Auslegung; letzteres nur noch eingeschränkt.
Wichtig: Eine offene und transparente Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde kann Bußgelder vermeiden und das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern stärken.
Aufgaben der Datenschutzaufsichtsbehörden
Datenschutzaufsichtsbehörden haben die Aufgabe, den Datenschutz zu überwachen, in besonderen Fällen Unternehmen zu beraten und bei Bedarf Sanktionen zu verhängen, vgl. auch Art. 57 DSGVO.
Aufgaben und Befugnisse, Art. 57, 58 DSGVO
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und des BDSG
- Bearbeitung von Beschwerden betroffener Personen
- Durchführung von Prüfungen und Audits in Unternehmen
- Beratung zu rechtlichen Fragen und neuen Technologien
- Verhängung von Bußgeldern und Anordnungen bei Verstößen
- Unterstützung bei der Prävention von Datenschutzverstößen
Zuständigkeiten, Art. 55 DSGVO
Eine Auflistung der zuständigen Aufsichtsbehörden für den Datenschutz des Bundes und der jeweiligen Bundesländer finden Sie hier: Anschriften und Links.
Rechtliche Grundlage: Art. 31 DSGVO
Die Verpflichtung zur Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden ist in Artikel 31 DSGVO festgelegt. Dort heißt es, dass Verantwortliche und Auftragsverarbeiter der Behörde auf Anfrage alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen müssen, um die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.
Das bedeutet insbesondere:
- Bereitstellung von Dokumentationen, z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
- Informationen über technische und organisatorische Maßnahmen (TOM, Art. 32 DSGVO)
- Bereitstellung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
- Kommunikation bei Datenschutzvorfällen (Art. 33 und 34 DSGVO)
Typische Anlässe für die Zusammenarbeit im Konkreten:
Unternehmen kommen aus verschiedenen Gründen mit der Aufsichtsbehörde in Kontakt, bspw.
- Meldung einer Datenschutzverletzung (Art. 33 DSGVO)
- Bei Datenpannen besteht eine 72-Stunden-Meldepflicht.
- Die Behörde erhält Informationen über Art, Umfang und Folgen des Vorfalls sowie ergriffene Maßnahmen.
- Beschwerden betroffener Personen (Art. 77 DSGVO)
- Betroffene können sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren, wenn sie ihre Datenschutzrechte verletzt sehen.
- Das Unternehmen muss die Beschwerde prüfen und Stellung nehmen.
- Datenschutzprüfungen und Audits
- Die Behörde kann Unternehmen prüfen – auch ohne konkreten Anlass.
- Hier müssen alle relevanten Unterlagen vorgelegt werden..
- Konsultation vor risikoreichen Verarbeitungen (Art. 36 DSGVO)
- Wenn trotz Datenschutz-Folgenabschätzung ein hohes Restrisiko bleibt, muss die Behörde vor Beginn der Verarbeitung konsultiert werden.
Vorteile einer proaktiven Zusammenarbeit
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Datenschutzaufsichtsbehörde kann nicht nur Pflichten erfüllen, sondern auch positive Eindrücke bei der Aufsichtsbehörde schaffen. Vorteile im Einzelnen sind:
- Reduzierung von Bußgeldrisiken durch offene Kommunikation
- Professionelle Unterstützung bei komplexen Datenschutzfragen
- Aufbau eines positiven Images als verantwortungsbewusstes Unternehmen
- Frühzeitige Klärung rechtlicher Unsicherheiten
- Verbesserte Prozesse durch behördliche Empfehlungen
Risiken bei mangelnder Kooperation:
Unternehmen, die ihre Pflichten zur Zusammenarbeit nicht ernst nehmen, müssen mit schwerwiegenden Konsequenzen rechnen:
- Bußgelder bis zu 20 Mio. € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes
- Anordnungen der Behörde, z. B. Stilllegung bestimmter Datenverarbeitungen
- Erhöhte Prüfungsdichte und behördliches Misstrauen
- Reputationsschäden durch negative Presseberichte
Unsere Leistungen: Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden
Als erfahrene externe Datenschutzbeauftragte bzw. Datenschutzberater unterstützen wir Ihr Unternehmen bei allen behördlichen Anforderungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
- Vorbereitung und Dokumentation
- Erstellung und Pflege aller relevanten Datenschutzdokumente
- Prüfung bestehender Unterlagen auf Vollständigkeit und Aktualität
- Kommunikation mit der Behörde
- Wir übernehmen die direkte Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde in Ihrem Namen.
- Professionelle und rechtssichere Antworten auf behördliche Anfragen.
- Krisenmanagement bei Datenschutzverletzungen
- Schnelle Risikoanalyse und Meldung innerhalb der 72-Stunden-Frist
- Erstellung von Meldungen und Stellungnahmen
- Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
- Präventive Beratung
- Identifikation möglicher Problemfelder vor einer behördlichen Prüfung
- Implementierung von Prozessen zur nachhaltigen Einhaltung der DSGVO
Die Zusammenarbeit mit Datenschutzaufsichtsbehörden sollte nicht als Belastung gesehen werden, sondern als Chance zur Optimierung Ihrer Datenschutzprozesse.Mit einem klaren Konzept und einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite sind Sie bestens vorbereitet – selbst im Ernstfall.
Checkliste: Sind Sie vorbereitet auf eine behördliche Prüfung?
- Gibt es ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?
- Sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen dokumentiert?
- Sind Auftragsverarbeitungsverträge vollständig und rechtskonform?
- Existiert ein Notfallplan für Datenschutzverletzungen?
- Gibt es einen Ansprechpartner für die Behörde, idealerweise einen Datenschutzbeauftragten?
Wenn Sie eine dieser Fragen nicht klar mit „Ja“ beantworten können, besteht Handlungsbedarf. Wir unterstützen Sie dabei.
